一人で悩む時間はもう終わり。2026年はAIに「聞く」のが一番の時短です
事務作業中に「これ、どうやるんだっけ？」と手が止まったら、すぐに**AI**に相談するのが2026年におけるもっとも賢い時短術です。
これまでは、わからないことがあると検索サイトで何ページも記事を読んだり、詳しい同僚が空くのを待ったりしていましたよね。
しかし、AIを使えば、あなたの目の前にある具体的な悩みを伝えるだけで、わずか数秒で「答え」を提示してくれます。
一人で15分悩んでいたことが、AIに聞くだけで1分で解決する。
この積み重ねが、定時で帰れるかどうかの大きな分かれ道になります。
例えば、新しい職場に慣れない時期、マニュアルを読み返してもやり方がわからず、冷や汗をかいた経験はありませんか？
そんな時、AIは文句ひとつ言わず、何度でも丁寧に教えてくれる「最強の教育担当」になってくれます。
私が4回の転職を経て、今の心地よい働き方に辿り着けたのも、この「AIという相談相手」を味方につけたからです。
「自分一人で頑張らなきゃ」という思い込みを手放すことが、実は一番の効率化への近道となります。
- 検索サイトで答えを探し回る「迷子の時間」をゼロにできる
- 人間ではないので、初歩的なことを何度聞いても気を使わなくていい
- 自分では思いつかないような、丁寧でプロらしい表現を提案してくれる
- 「わからない」という不安がなくなることで、メンタルが安定する
「AIってなんだか怖い」と思っていた過去の自分に、今の私が一番伝えたいのは、「AIはあなたの代わりになるものではなく、あなたを助けてくれる魔法の杖だよ」ということです。
ここからは、具体的にどんな場面でAIが活躍してくれるのか、私の実践例をご紹介します。
複雑なExcel（エクセル）関数も、AIに「やりたいこと」を伝えるだけで完成
事務作業の大きな壁といえば、やはりExcelの関数（かんすう）ではないでしょうか。
「A列とB列を比べて、もし同じだったらC列に丸をつける」といった操作が必要なとき、わざわざ関数の組み合わせを調べるのは一苦労です。
ですが、AI（ChatGPTなど）を使えば、**「やりたいことを日本語で伝えるだけ」**で、そのまま貼り付ければ動く数式を正確に作ってくれます。
具体例として、AIにこんなふうに話しかけてみてください。
「エクセルで、A列に入っている日付が今日より前だったら『期限切れ』と表示させる数式を教えて」
これだけで、AIは「=IF(A1<TODAY(),”期限切れ”,””)」といった答えを即座に返してくれます。
数式だけでなく、なぜその式になるのかという解説まで付けてくれるので、使いながら自然と自分のスキルアップにも繋がるのが嬉しいポイントです。
- 【手順1】「エクセルで〇〇をしたい」と、普段使っている言葉でAIに送る
- 【手順2】AIが作成した数式をコピーして、自分のエクセルに貼り付ける
- 【手順3】もしエラーが出たら、そのエラーメッセージをそのままAIに伝えて修正してもらう
「関数は暗記しなきゃいけないもの」という時代は終わりました。
これからは、「どうしたいか」を言葉にする力さえあれば、誰でもエクセルマスターになれるのです。
この安心感があるだけで、数字を扱う仕事への苦手意識がスッと消えていくのを感じられるはずです。
角が立たない「敬語メール」の作成。AIに指示して心の負担を軽くする
事務の仕事で意外と神経を使うのが、取引先や上司へのメール作成ですよね。
特に「お断り」や「お願い」など、相手の気分を害さないように気をつける必要がある文章は、一行書くのにも時間がかかってしまいます。
そんなときもAIの出番です。
**「角が立たないように、丁寧に断るメールを書いて」**と指示するだけで、マナーを守りつつ、あなたの優しさが伝わる文章をいくつか提案してくれます。
例えば、急ぎの依頼を断らなければならない場面で、AIに「とても忙しいので、今週中の依頼は受けられません。申し訳なさが伝わるように丁寧にお断りして」と頼んでみてください。
すると、自分ではパッと思いつかないような「あいにく先約がございまして…」「誠に心苦しいのですが…」といった優しい日本語を並べてくれます。
（私は丁寧に送ることを気にしすぎて、一通の返信に20分かかっていたこともありますが、今はAIがドラフトを作ってくれるので3分で送信完了ですｗ）
- 相手に失礼のない、プロフェッショナルな言葉遣いを一瞬で作れる
- 感情的になりそうな内容も、AIを通すことで冷静で適切な文章になる
- 「箇条書きのメモ」を渡すだけで、ちゃんとしたビジネスメールに清書してくれる
- メール作成の心理的なハードルが下がり、返信を後回しにしなくなる
文章作成をAIに任せることで、あなたは「内容の最終チェック」をするだけで良くなります。
「失礼があったらどうしよう」という不安から解放されることは、在宅ワークで一人で戦う私たちにとって、何よりの救いになるはずです。
膨大な「社内マニュアル」を3行で要約。必要な情報だけを爆速で掴む
新しい仕事を覚える際、渡されたマニュアルが何十ページもあって、どこを読めばいいのか途方に暮れたことはありませんか？
事務職は細かいルールが多く、そのすべてを読み込むだけで一日が終わってしまうことも少なくありません。
そんなときは、AIの**「要約（ようやく）機能」**を使いましょう。
長い文章をコピーしてAIに貼り付け、「これを3行で分かりやすくまとめて」と伝えるだけで、あなたが今知るべきポイントを即座に抽出してくれます。
具体例として、新しい経費精算のルールが届いたとき、その全文をAIに読み込ませてみてください。
「結局、いつまでに、何を提出すればいいの？」と聞けば、AIが「1. 毎月25日締めです」「2. 領収書の画像が必要です」「3. スマホのアプリから申請してください」と教えてくれます。
- 難しい言葉や専門用語を、小学生にもわかる言葉に変換してもらえる
- 「自分がやるべきこと」だけをリストアップしてもらえるので、迷わない
- 膨大な資料の中から、特定のキーワードに関わる場所だけを探してもらえる
- 情報のインプットが早くなるため、実際の作業に早く取り掛かれる
AIに要約してもらうことで、情報の「洪水」に溺れることがなくなります。
「まずはこれをやればいいんだな」という確信を持って仕事に取り組めるようになるため、ケアレスミスも自然と減っていくことでしょう。
最後に：AIはあなたの仕事を奪う敵ではなく、あなたを早く帰らせてくれる優しい助手です
AIという言葉を聞くと、「いつか自分の仕事がなくなってしまうのではないか」と不安に思う方もいるかもしれません。
しかし、実際に使ってみてわかったのは、AIは私たちの仕事を奪う「敵」ではなく、**私たちを自由にしてくれる「優しい助手」**だということです。
AIが事務的な処理や文章の下書きを肩代わりしてくれるからこそ、私たちは人間にしかできない「相手を思いやるコミュニケーション」や「心地よい環境作り」に時間を使えるようになります。
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